Keusotes Dashboard – verktyg för kunskapsbaserad ledning stöder klient- och patientsäkerheten

Vad var det som fick er att inleda utvecklingsarbetet?

Enligt Keusotes kvalitetsdirektör Minna-Maarit Immonen började utvecklingsarbetet från ett behov av att skapa en gemensam lägesbild av klient- och patientsäkerheten. Arbetet hörde ihop med genomförandet av den nationella klient- och patientsäkerhetsstrategin 2022–2026, och med hjälp av Dashboard ville man konkretisera genomförandet av de fyra strategiska spetsarna inom Keusote.

– Målet var att sammanföra den splittrade kunskapen om kvalitet, säkerhet och kundupplevelser till en visuell helhet som stöder egenkontrollen, beslutsfattandet och riskhanteringen.

Med en aktuell lägesbild blir det enklare att anordna tjänster och styra tjänsteproduktionen utifrån verkningsfullheten”, berättar Pirjo Laitinen-Parkkonen.

Vilka är de viktigaste faktorerna bakom framgången?

Immonen berättar att framgången byggde på ett mångprofessionellt samarbete för att fastställa kvalitetsmål och indikatorer för Keusote, på ledningens starka engagemang och på en tydlig årsklocka som styr arbetet systematiskt.

– De nationella indikatorerna och målen förankrades i Keusotes egna processer och Dashboard, vilket förstärkte den gemensamma riktningen. Helheten förstärktes ytterligare när Power BI användes för visualisering och när egenkontrollen integrerades i ledningssystemet.

Enligt Immonen förekom utmaningar bland annat med oenhetlig information, klassificeringssvårigheter, varierande kvalitet på dokumentationen och samordning av informationskällor. Man klarade av de här utmaningarna tack vare sektorsövergripande sakkunnigsamarbete.

Hur används Dashboard i praktiken?

Ledande överläkaren, forsknings- och utvecklingsdirektören Pirjo Laitinen-Parkkonen berättar att Dashboard är ett strategiskt verktyg för ledningsgruppen, ett operativt redskap för serviceområdena och ett stöd för enheternas dagliga ledning. Det stöder den dagliga ledningen, egenkontrollen och beslutsfattandet.

Dashboard stöder också säkerhetsarbetsgruppernas arbete, i synnerhet vid utvecklingen av klient- och patientsäkerheten, bland annat då man planerar utbildningar för personalen, tillägger Immonen.

Vilka effekter har Dashboard haft?

Dashboard har förbättrat tillgången till information, öppenheten och reaktionsförmågan. Direktörerna har upplevt att det stöder beslutsfattandet, riskhanteringen och bedömningen av verkningsfullheten. Med hjälp av det kan man hitta avvikelser, analysera grundorsaker och rikta in åtgärder mer effektivt. Med hjälp av Dashboard får ledningen en snabb lägesöversikt bland annat om läget och utvecklingsriktningen för farliga situationer som äventyrat klient- och patientsäkerheten, beskriver Laitinen-Parkkonen.

– Dashboard kombinerar kvalitet, klient- och patientsäkerhet samt kundupplevelsedata till en enda helhet. Beslutsfattandet bygger inte på enskilda observationer, utan på ett omfattande och mångsidigt kunskapsunderlag. Ledningsgruppen utnyttjar informationen om lägesbilden regelbundet inom anordnarens egenkontroll.

Vad har ni lärt er och vad skulle ni göra annorlunda? Vad kan de andra välfärdsområdena lära sig?

Immonen berättar att informationens kvalitet och jämförbarhet visade sig vara kritiska faktorer. Det lönade sig att satsa på automation och självbetjäningsrapporter.

– I fortsättningen kunde vi indela utvecklingsarbetet tydligare och först fokusera på indikatorer som ger data som är lättillgängliga och enkla att utnyttja.

Immonen anser att det är bäst att inleda utvecklingsarbetet med ett begränsat antal indikatorer och gå vidare stegvis. Ledningens stöd och en strategisk koppling till målen är viktiga. Gemensamma begrepp, en årsklocka och deltagare från många sektorer bidrar till framgången.

– När man satsar på att visualisera data och göra dem användarvänliga är Dashboard ett mycket nyttigt verktyg, påminner Immonen.

Hur har utvecklingen påverkat organisationskulturen?

”Dashboard har förstärkt kulturen kring kunskapsbaserad ledning och egenkontroll. Transparensen och samförståndet kring säkerhetsläget har ökat, och det mångprofessionella samarbetet har förstärkts”, säger Immonen.

Enligt Laitinen-Parkkonen är strategins vision om att Finland ska vara ett modelland för klient- och patientsäkerhet 2026 inte längre enbart ett mål, utan något som syns konkret i vardagen inom Keusote.

– Med hjälp av Dashboard har säkerhetskulturen blivit en etablerad del av organisationens rutiner och ledningsstrukturer, konstaterar Laitinen-Parkkonen.

Framtiden då?

Enligt Immonen är målet att i framtiden förbättra informationens kvalitet och utvidga Dashboard med uppgifter om tillsyn, anmälningar av missförhållanden och kundernas rättsskyddsmetoder. Dessutom vill man utveckla den prediktiva analysen och förstärka uppföljningen av verkningsfullheten hos de korrigerande åtgärder som vidtas när avvikelser har observerats.

I bilden: Pirjo Laitinen-Parkkonen, foto: Keusote, Iiro Rautiainen