Blogginlägg: Upptäck och minska svinnet
Svinnjakt handlar om att identifiera ineffektiva och verkningslösa funktioner. Fokus ligger på att göra verksamheten smidigare, vilket i sin tur stöder klient- och patientsäkerheten och ökar personalens välbefinnande. Till exempel genom att hitta och avlägsna dröjsmål och deras grundorsaker har man lyckats förkorta väntetiderna och den tid som går åt till de olika stegen av processerna. Dessutom har kvaliteten förbättrats och kostnaderna sjunkit.
Svinndetektorverktygen
Med svinndetektorverktygen kan svinnet och dess mängd identifieras objektivt och konkret. Verktygen har utvecklats vid ÅUCS-sjukhustjänster utgående från ett internationellt exempel (Inpatient Identification Waste Tool, Outpatient Identification Waste Tool, Institute for Healthcare Improvement 2011) för att stödja utvecklingen av de somatiska vårdavdelningarna, jourerna och poliklinikerna.
Svinnjakten kan ge direkt nytta och kännas meningsfull. De här tipsen och stegen hjälper er att genomföra jakten:
- Förstå begreppet svinn: Det första steget är att nå samförstånd om vad svinn betyder på er arbetsplats.
- Utbilda personalen om principer och mål för svinnjakten. Undvik allmänna missförstånd bland annat om att det handlar om att leta efter skyldiga och effektivisera till det yttersta.
- Identifiera och bedöm svinnet samt dess grundorsaker och konsekvenser. Använd verktyget Svinndetektorn enligt särskilda anvisningar.
- Utveckla och genomför förbättringsåtgärder: När svinnet har identifierats och analyserats, utveckla förbättringsåtgärder för att avlägsna det. Kom ihåg att följa och utvärdera effekterna av förbättringsåtgärderna.
- Kontinuerlig förbättring: Svinnjakten är inte ett engångsprojekt, utan en kontinuerlig process. Fortsätt identifiera och avlägsna svinn regelbundet. Uppmana personalen att delta och ge utvecklingsidéer.
Svinnjakt inom ÅUCS-sjukhustjänsters västra ansvarsområde för allmän medicin
Inom ÅUCS-sjukhustjänsters västra ansvarsområde för allmän medicin jagades svinn i slutet av 2024. Serviceområdets ledning blev intresserad av det direkt efter sommaren, när det hade varit mycket vardagskaos på våra avdelningar efter att flera avdelningar hade slagits ihop. Det uppstod många situationer där medarbetare från olika enheter funderade på hur vardagen på avdelningarna kunde skötas enklast. Det fanns våra rutiner och era rutiner. I vissa fall verkade den enas rutiner mer effektiva och i andra fall den andras. Målet för hösten 2024 blev att göra en svinnjakt.
Först deltog hela serviceområdet i sparringdagar under utvecklingsdagarna, där avdelningarnas personal diskuterade vilket svinn som förekommer i deras vardag. Efter det gjordes en svinnjakt på alla avdelningar under en förmiddag.
Avdelningarna sammanställde en lista över det svinn som de observerat på varje patientplats. På eftermiddagen fick medarbetarna i svinnarbetsgruppen analysera observationerna tillsammans med överläkaren och översköterskan med hjälp av svinnverktyget.
Mest svinn uppstod på grund av dröjsmål och fel i processerna (40–68 procent av alla observerade patientplatser). Svinn till följd av dröjsmål i processen innefattar bl.a. borttappade föremål, ofyllda skåp, väntan på möten, väntan på laboratoriesvar och väntan på ingreppstider.
Näst mest vardagssvinn uppstod av onödig sjukhusvård. Det är ett bekant problem: när det inte finns tillräckligt många platser för fortsatt vård, måste stanna patienterna kvar på avdelningen för allmänmedicin i väntan på en plats inom äldreomsorgen. Onödig sjukhusvård observerades på 23–45 procent av de observerade patientplatserna.
Dessutom uppstod digitalt svinn och dokumenteringssvinn på 10–21 procent av patientplatserna. Dokumenteringen konstaterades vara otillräcklig och orsaka onödig tidsanvändning då saker måste utredas i efterhand.
Under ett avdelningsmöte efter svinnjakten fastställde avdelningarna egna utvecklingsobjekt, av vilka de enklaste var beslutet att påbörjat arbete ska slutföras direkt och att all utrustning ska ställas tillbaka på sin plats efter användning. Det finns också skäl att satsa på tydlig och tillräcklig dokumentering.
Nästa etapp är uppföljningen. Det är viktigt att gå igenom om svinnet har förändrats och att bestämma hur utvecklingen ska fortsätta. Vi tror att uppföljningen kan vara ännu viktigare än den ursprungliga svinnjakten, eftersom minnet är kort och goda beslut om att minska på svinnet i vardagen enkelt glöms bort när man återgår till gamla rutiner.
Svinnjakten kändes meningsfull och vi hittade mycket svinn. Svinnjakten handlar om kontinuerlig utveckling och är något vi bör återkomma till, så att vi steg för steg kan skapa en ännu smidigare vardag.
Lät det här intressant – ta vid behov kontakt med oss så får vi diskutera mera!
Svinndetektorverktyget har publicerats på Klient- och patientsäkerhetcentrets webbsida.
Mer information:
Maijala R. 2019. Lean terveydenhuollossa – näkökulmina hukka ja johtaminen. Turun yliopisto. Lääketieteellinen tiedekunta. Väitöskirja. Turun yliopiston julkaisuja – Annales Universitas Turkuensis sarja – ser. C osa – Tom. 477. Tillgänglig: Lean terveydenhuollossa – näkökulmina hukka ja johtaminen – UTUPub.
Bild: AdobeStock